巧用EXCEL建立合同管理台帐并动态管理合同

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作者：宁波蓝天电脑培训学校，时间：20151122

巧用EXCEL建立合同管理台账并动态进行管理

众所周知，微软OFFICE软件中的EXCEL在数据管理方面的功能十分强大，随着EXCEL应用的大规模普及，凡是小型数据管理或表格制作方面的工作，在应用了EXCEL之后,效率得到了大幅提高。

然而，有些用户包括笔者在内在刚开始使用EXCEL的时候，面对满是表格线的界面会显的一筹莫展，甚至觉得画表格填数据还不如WORD方便，这其实只是因为这些用户对陌生的软件界面产生的恐惧而造成的。然而，当有些用户看到了EXCEL某些简单的计算功能，如SUM（）求和、SUMIF（）条件求和及count（）数字统计和countif()数字条件统计函数等简单函数在日常数据管理工作中的方便应用，便对EXCEL产生了依赖，继而对EXCEL发生了兴趣。

笔者所在一家大型国有建设单位，成立于2006年末，主要从事城东新城9.3平方公里范围内的基础设施的开发、建设和管理，并完成区域内农民及居民的拆迁安置和各类安置房的建管工作，尤其是杭州东站东西广场项目，是笔者单位重点建设管理的项目之一。在财务的日常管理中，合同作为一项重要的日常工作，其合同数量大、类型多、金额巨、涉及广、收付数量频繁，往往一个合同执行期长达几年，每月均涉及到合同款项的支付。面对如此繁杂的合同日常管理和合同执行进度的动态更新要求，稍有不甚，就会出现合同管理偏差甚至超付的情形。为此，笔者就单位实际情况用EXCEL编制了具备合同总账、执行动态明细账、印花税计提等功能与一体合同管理台账。

在此，笔者就编制的思路和具体台账作一介绍，以期与读者交流并相互提高。

一、合同管理台账的设计思路

（一）通过分别登记合同管理台账总账与明细账，并使之通过“合同号”这一关键字相互关联，再通过EXCEL的相关数据操作技巧，达到合同管理可合可分的灵活管理目的，并衍生出计提合同印花税的功能。

（二）合同管理台账应具备的几项功能：

1、合同总账管理，根据合同流水号记录合同签订的日期、标的或合同内容、相对方、经办人、合同记载的大致完成日期、合同总金额、已付款金额和占比、合同记载的付款方式、合同类型、印花税率等；

2、合同明细账管理，根据日常合同执行进度，流水记录每期支付的合同进度款，为简化录入并提高录入准确性，该台账的合同信息如合同名称、相对方、总金额等均可通过vlookup函数自动填充。

3、印花税计提，印花税是以经济活动中签立的各种合同、产权转移书据、营业账簿、权利许可证照等应税凭证文件为对象所征的税。其中合同作为印花税计提的重点，可通过合同管理台账准确计提，以减少财务人员计提印花税的失误可能。

（二）建立相关表格

实现以上功能需建立四张表格：总账、明细账、印花税计提、印花税率，具体可参见后附案例。

二、合同管理台账案例介绍

1、建立“总账”表格，字段为“序号、合同号、合同签订日期、合同名称及标的、合同相对方、部门、经办人、合同记载完成日期、合同总价款、合同已支付金额、合同余款、完成情况、付款方式、备注、合同类型、印花税率、印花税额、印花税所属时期”，具体内容及公式见表1-1、1-2、1-3及表后说明。

总账用到的公式（均以每表中的第一行数据为例进行说明）

合同已支付金额	=SUMIF(明细账!C:C,"="&总账!B3,明细账!G:G)
合同余款	=I3-J3
完成情况	=IF(AND(I3=J3,J3<>0),"完成",IF(J3<=0,"",IF(I3>0,J3/I3,"")))
印花税率	=VLOOKUP(O3,印花税率!A:AI,2,FALSE)
印花税额	=ROUND(I3*P3,2)

除以上5列内容外，其余列均根据合同实际情况录入。

2、建立“明细账”表格，字段为“序号、日期、合同号、合同名称及标的、合同相对方、合同总金额、本期付款金额、累计已付款占总金额比例、第几次付款”，通过这张明细账，可与总账以“合同号”为关键字进行关联，将总账中的合同基本信息引入到明细账中，又可将本明细账中每个合同的每笔支付金额自动统计到总账中，实现了合同进度的实时把握，同时，又可通过“筛选”功能筛选出明细账每个合同共有几笔支付记录，实现总

分结合，灵活查询的目的。具体见表2及表后说明。

明细账用到的公式（均以每表中的第一行数据为例进行说明）

合同名称及标的	=VLOOKUP(C3,总账!B:AN,3,FALSE)
合同相对方	=VLOOKUP(C3,总账!B:AN,4,FALSE)
合同总金额	=VLOOKUP(C3,总账!B:AN,8,FALSE)
累计已付款占总金额比例	=IF(F3<>"",SUMIF($C$3:C3,"="&C3,$G$3:G3)/F3,"")
第几次付款	=IF(G3<>"","第"&COUNTIF($C$1:C3,"="&C3)&"次","")

除以上5列内容外，其余列均根据合同实际情况录入。

3、建立“印花税率”表，定义印花税种和税率，为计提印花税准备。见表3

4、建立“印花税计提”表，字段为“申报所属时期、申报日期、申报基数、类型、税率、税额”，通过该表与总账的两个关键字即“申报所属时期”和“类型”进行关联，用多条件求和函数自动将总账中合同金额汇总到本表的“申报基数”中，根据相应税率自动算出本月需计提缴纳的各类合同印花税。详见表4。

印花税计提用到的公式

申报基数	{=SUM((总账!$R$3:$R$10000=$A4)(总账!$O$3:$O$10000=$D4)总账!$I$3:$I$10000)}
税率	=VLOOKUP(D4,印花税率!A:AI,2,FALSE)
税额	=ROUND(C4*E4,2)

说明：申报基数为多条件求和函数，外部大括号并非手工录入，而需要在录入公式完成后按ctrl+shift+enter组合键完成，该函数应用得当将在财务工作许多方面提高工作效率。

三、合同管理台账中的几个重要函数介绍。

1、vlookup()函数,具体用法及参数说明如下：

语法：VLOOKUP(关键字，被查找的数据范围<需关键字所在列起头>，返回数据范围匹配值的列数，false或true<精确匹配或近似匹配>)。

示例如下，在明细账的D3单元格填写：=VLOOKUP(C3,总账!B:AN,3,FALSE)。式中：“ C3”代表以明细账中C3合同编号关键字，“总账!B:AN”代表被搜索范围为总账中第B列到AN列，其中B列填写为合同号，“ 3”则代表返回B至AN列中的第3列单元格即“合同名称及标的”的结果，false代表精确匹配。

2、多条件求和函数{=SUM((总账!$R$3:$R$10000=$A4)*(总账!$O$3:$O$10000=$D4)*总账!$I$3:$I$10000)}

这个函数在印花税计提表中申报基数单元格中，其中：总账!$R$3:$R$10000=$A4代表“总账”与“印花税计提”的“印花税所属时期”相匹配；总账!$O$3:$O$10000=$D4代表“总账”与“印花税计提”的“合同类型”相匹配；总账!$I$3:$I$10000代表自动求和满足前两个匹配条件的S列，即“合同总金额”。值得注意的是，在多条件求和函数公式录入完成后，直接回车将不会显示正确结果，必须在公式录入后按ctrl + shift + enter组合键，这时，该多条件求和函数将会自动被外部大括号括起来。

参考文献：

[1]恒盛杰资讯.Excel会计与财务管理经典108例.北京：中国青年出版社，2007

[2] 李俊杰.会计信息系统内部控制浅析.现代商业,2009第15期；

[3] 李闻一，李世宗，张耀武.会计信息系统.武汉：华中科技大学出版社，2006