Excel条件格式公式应用

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Excel条件格式公式应用

作者：宁波蓝天电脑培训学校，时间：2015 01 03

Excel条件格式公式应用实例
我们知道，Excel“条件格式”功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式，它为Excel增色不少的同时，还为我们带来很多方便。如果让“条件格式”和公式结合使用，则可以发挥更大的威力，下面提供几个在“条件格式”中使用公式的应用实例，希望能给读者朋友带来一些启发。
一、 判别输入是否正确
在输入如身份证等有固定位数的号码，出现位数不正确的情形时，我们希望Excel能够给出提示。虽然可以使用“数据有效性”设置实现，但是当输入出错时，Excel总会弹出一个提示的对话框，有朋友可能觉得这样
“唐突”的提醒有点影响心情，那就让“条件格式”来“温和”的提醒吧。
1、创建“条件格式”的公式
假设我们通过“条件格式”，把符合位数(15位或18位)的号码所在单元格的填充色设置为绿色，输入完成后，通过查看单元格的填充色是否变为绿色，就可以知道输入的正确性了。
由于身份证号码数据是属于“文本”类型的，先选中需要存放身份证号码的A2:A52单元格区域，将它们的数字格式设置为“文本”。然后在A2:A52单元格区域处于被选中的状态下，选择菜单“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框，单击“条件1”下方的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择“公式”(图 1)。
Excel条件格式公式应用四例(多图)

　　接着在其右边的文本框中输入公式“=OR(LEN(A2)=15,LEN(A2)=18)”，然后单击“格式”按钮，在打开的“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，选择绿色作为符合条件的单元格的填充色(图 2)。
Excel条件格式公式应用四例(多图)

　　设置好后单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框，检查无误再次单击“确定”就完成了条件格式的设置(图 3)。
Excel条件格式公式应用四例(多图)
小提示：上面的操作，先选中了一个单元格范围A2:A52，然后为这个单元格范围设置条件格式的公式。在这种情况下，公式中应使用选择范围中左上单元格的引用，此例中为A2。公式输入完成后，可以查看一下这个范围中的其它单元格的条件格式公式，如A8单元格，为“=OR(LEN(A8)=15,LEN(A8)=18)”，这是由于上面的引用为相对应用，它会根据单元格的实际偏移量自动改变，从而得到适合其它单元格的公式。
2、实现的具体效果
现在来测试一下上面设置可以实现的效果，在A2：A52区域的单元格中输入一些身份证号码，当位数是18位或15位时，所在单元格的填充色自动变为“绿色”，而位数不对的身份证号码，所在单元格的填充色不发生任何改变(图 4)，从是否变色我们就可以判断输入的正确性了。
Excel条件格式公式应用四例(多图)(2)

　　全部输入并确认正确后，如果需要删除单元格条件格式，则先选中A2:A52单元格区域，然后打开“条件格式”对话框，单击如图3中的“删除”按钮，在打开的“删除条件格式”对话框中勾选“条件1”复选框，单击确定即可(图 5)。
Excel条件格式公式应用四例(多图)(2)
二、找出销售额的前三名

　　如图6中的B2:B12单元格中存放着销售额数据，要找出其中的前三名，让它们以蓝色字体显示。
先选中B2:B12单元格，打开如图1所示的对话框，输入公式“=B2>LARGE($B$2:$B$12,4)”然后将符合条件的字体格式设置为蓝色即可。实现的具体效果如下图(图 6)。
Excel条件格式公式应用四例(多图)(3)

　　说明：虽然可以对“销售额”数据列排序找出前三名，但是，可能我们希望以日期为顺序排列，这时“条件格式”就可以做到“两全其美”了。
三、让符合特殊条件的日期突出显示
有时，我们可能希望符合特殊条件的日期所在的单元格突出显示，比如星期六或星期天。这时我们可以先选中日期所在的单元格，如图6中的A2:A12，然后打开如图1所示的单元格，输入公式“=OR(WEEKDAY(A2,2)=6,WEEKDAY(A2,2)=7)”，然后设置符合条件的单元格填充色为阴影即可。
小提示：函数WEEKDAY(serial_number,return_type)的功能为返回某日期为星期几，Serial_number??表示一个顺序的序列号，代表要查找的那一天的日期。当参数return_type为2时，函数返回数字 1（星期一）到数字 7（星期日）之间的整数。
四、让工作表间隔固定行显示阴影
当单元格数据行较多，我们为了让显示效果更加醒目，可以让工作表间隔固定行显示阴影，效果如下图所示(图 7)。
Excel条件格式公式应用四例(多图)(3)

　　上面的效果是使用了公式“=MOD(ROW(),2)=0”，如果要间隔两行显示阴影则用公式“=MOD(ROW(),3)=0”，其余依次类推。
小提示：函数MOD(number,divisor)返回两数相除的余数，其中Number为被除数，Divisor为除数。函数ROW(reference)返回引用的行号。其中Reference??为需要得到其行号的单元格或单元格区域，如果省略 reference，则假定是对函数 ROW 所在单元格的引用。
“条件格式”与公式结合还有非常多的应用，感兴趣的朋友不妨再研究研究哦。
五、让Excel的行列更清晰

在利用Excel处理一些较多数据的表格时，经常会看得眼花缭乱，搞不好就会错行错列，造成麻烦。这时我们非常希望行或列间隔设置成不同格式，这样，看起来就不那么费劲了。当然，逐行或逐列设置是不太可取的，太费功夫。其实，利用条件格式可以很轻松地完成这项工作。方法是：先选中数据区中所有单元格，然后单击菜单命令“格式→条件格式”，在打开的对话框中，在最左侧下拉列表中单击“公式”，然后在其右侧的输入栏中输入公式：=MOD(ROW(),2)。然后单击下方的“格式”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中单击“图案”选项卡，指定单元格的填充颜色，并选择“边框”选项卡，为单元格加上外边框，然后一路单击“确定”按钮。（点击查看更多软件使用技巧）
如果我们希望在第一行不添加任何颜色，那么，您只需要将公式改为：“=MOD(ROW()+1,2)”就可以了。
如果能间隔两行添加填充颜色而不是间隔一行，那么，只需要将公式改为“=MOD(ROW(),3)=0”就可以了。如果要间隔四行，那就将“3”改为“4”。以此类推，简单吧？您也可以尝试在公式中“ROW()”的后边加上“+1”或“+2”等，看看结果有什么不同？
如果我们希望的是让列间隔添加颜色，那么只需要将上述公式中的“ROW”改为“COLUMN”就可以达到目的。
老鹰提示：本例所用主要有下面几个函数：1． MOD（number divisor）：返回两数相除的余数。结果的正负号与除数相同。其中Number为被除数，Divisor为除数；2． ROW（reference）：Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。本例中省略reference，那么Excel会认定为是对函数ROW所在单元格的引用；3． COLUMN（reference）：与ROW（reference）一样。只不过它返回的是列标。

六、使Excel自动标识出满足特定条件的记录
Excel条件格式功能是一项十分强大且便利的功能。下面介绍自已在使用Excel过程中，利用条件格式功能的其中一个应用场景。
在一个工作表中，有许多条记录，如何使Excel自动标识出满足特定条件的记录呢？
例如：下图所示的工作表中有多条记录，要求当字段“是否完成”列中为“否”时，突出标识该行（本例中将该行突出显示为红色），使用户清楚没有完成的工作；当为“是”时，突出标识的背景色自动消失。
现在开始实现这样的效果，先看看下图：
①选择工作表的A列至E列。
②单击菜单“格式”——“条件格式”。
③在“条件格式”对话框中，选择“条件1”下拉框中的“公式”项。
④在“公式”框右侧的文本框中输入公式“=$E1=”是””。
⑤单击下方的“格式”按钮，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中，选择颜色，这里是红色。
⑥单击“确定”按钮，关闭“条件格式”对话框。此时的效果如下图：
此时，当将E列中单元格的数据改为“是”时，该行的红色底纹会自动消失；如果为“否”，则该行会自动加上红色底纹。